Szállítók Modul Oktatóanyag
Bevezetés
Az ERP rendszer Szállítók modulja a szállítók adatainak kezelésére, nyilvántartására, valamint a hozzájuk kapcsolódó műveletek és információk egyszerűsített, átlátható kezelésére szolgál. A modul segítséget nyújt a szállítói kapcsolatok nyomon követésében, a szállítókhoz kötődő dokumentumok, megrendelések, pénzügyi feltételek, és egyéb adatok kezelésében.
A Szállítók modul célja, hogy megkönnyítse a vállalkozások számára az adminisztratív feladatokat, támogassa a szállítókkal való gördülékeny együttműködést, és biztosítsa a kapcsolódó információk rendszerezett tárolását.
A dokumentáció célja
Ez a dokumentáció a Szállítók modul használatához nyújt részletes útmutatást. Bemutatja a funkciókat, folyamatokat és lehetőségeket, amelyek a szállítók adatainak kezelését támogatják. A leírás célja, hogy a felhasználók minden szükséges információval rendelkezzenek ahhoz, hogy hatékonyan tudják használni a modult a mindennapi munkafolyamatok során.
Célcsoport
A dokumentáció elsődleges célcsoportja az ERP rendszert használó vállalkozások azon munkatársai, akik a szállítók kezeléséért felelősek, például:
- Beszerzési osztály munkatársai
- Pénzügyi osztály dolgozói
- Adminisztratív munkatársak
- Egyéb érintettek, akik szállítókkal kapcsolatos adatokhoz férnek hozzá vagy ezeket kezelik.
A dokumentum felépítése
A dokumentáció az alábbi logikai részekből áll:
- A Szállítók modul elérése o Hogyan érhető el a modul az ERP rendszerben.
- Funkciók és felhasználói felület o A lista nézet és az alapvető szállítói adatok kezelése.
- Részletes funkciók o Az egyes fülek funkcióinak bemutatása, például Kapcsolattartók, Napló, Dokumentumok stb.
- Jogosultságok és láthatóság o A modul elemeinek hozzáférhetősége és a jogosultságkezelés.
- Összegzés o A modul funkcióinak rövid áttekintése és jelentősége.
A modul elérése
A Szállítók modult az Alapadatok csempében érhetjük el a főmenüből, vagy a modul nevét beírva a keresőmezőbe. A szállítók adatai lista nézetben jelennek meg, amely lehetővé teszi a szállítók főbb adatainak gyors áttekintését. A rekordok sorba rendezhetők különböző paraméterek alapján, például név vagy szállítói szám szerint. Egy adott szállító részletes adatai duplakattintással érhetők el, amely megnyitja a szállítóhoz tartozó adatok szerkesztésére vagy megtekintésére szolgáló oldalt.
Funkciók és felhasználói felület
Ha egy szállítót megnyitunk, a fejlécben a következő adatok jelennek meg:
- Szállító neve
- Szállítói szám A fejléc alatt több fül található, amelyek különböző információkat és funkciókat tartalmaznak.
Részletes funkciók
1. Alapértelmezett
o Itt jelennek meg a szállító kapcsolattartási adatai, például cím, telefonszám, e-
mail.
o Szállítót csoportokhoz rendelhetjük, ami segíti az adatstruktúra
rendszerezését.
2. Napló
o Naplóbejegyzések hozzáadására szolgál, amelyek egy adott eseményt
dokumentálnak.
o Az új naplóbejegyzések tartalmazhatják az esemény dátumát,
időintervallumát és részletes leírását.
3. Kapcsolattartó
A céghez tartozó kapcsolattartók adatai itt tekinthetők meg, és új kapcsolattartók is
felvihetők. Az új kapcsolattartó hozzáadása az + Új gombbal történik, a meglévő adat
szerkesztése pedig a Szerkesztés gombbal vagy duplakattintással végezhető el.
o A kapcsolattartóhoz név, pozíció, kontaktadatok (telefonszám, email cím)
rögzíthetők.
o Lehetőség van alapértelmezett kapcsolattartó kijelölésére, aki automatikusan
megjelenik bizonyos műveletek során.
o További opciók közé tartozik a naplóbejegyzések készítése vagy
dokumentumok feltöltése, amelyek a kapcsolattartóhoz kapcsolódó
események rögzítésére használhatók.
4. Dokumentumok
Ide különféle típusú dokumentumok (pl. PDF, kép, jegyzet) tölthetők fel.
o Új dokumentum hozzáadásához használható az + Új gomb megnyomása után
a tallózás vagy a drag and drop funkció.
o A feltöltött dokumentumok később is megnyithatók és kezelhetők.
5. Feltételek
o Pénzügyi és logisztikai beállítások, például alapértelmezett fizetési határidő,
szállítási mód, vagy dokumentum pénzneme állíthatók be.
6. Kedvezménycsoport
o Százalékos kedvezmények állíthatók be a szállító számára, amelyeket
automatikusan alkalmaz a rendszer.
7. Érdeklődések
o A szállítóhoz tartozó érdeklődéseket tekinthetjük meg, vagy újakat
indíthatunk.
8. Megrendelések
o A szállítóhoz kapcsolódó megrendelések áttekinthetők és kezelhetők.
o Új megrendelés is indítható erről a fülről.
9. Áruátvétel
o Az áruátvételi események megtekintése és kezelése.
o Új események létrehozása szintén itt történik.
10. Számlák
o A szállítóhoz kapcsolódó számlák kezelése.
o Új számlák kiállítása is itt végezhető.
11. Megjegyzések
o Szabad szöveges mező, ahol a szállítóhoz kapcsolódó bármilyen információ
rögzíthető.
12. Szállítói cikkek
o Cikkek és termékek rendelhetők a szállítóhoz, megadhatók az árak és egyéb
releváns információk.
13. Bejövő dokumentumok
o A szállítóhoz kapcsolódó bejövő dokumentumok kezelése, illetve új
dokumentumok létrehozása.
Jogosultságok és láthatóság
Fontos megjegyezni, hogy a modul különböző funkciói és adatai csak a megfelelő jogosultságokkal rendelkező felhasználók számára érhetők el. Például a fülek láthatósága és az adatok megtekintési/módosítási joga a felhasználó szerepkörétől és jogosultsági beállításaitól függ.
Összegzés
A Szállítók modul egy átfogó, testreszabható eszköz, amely segíti a szállítói kapcsolatok kezelését. A modul funkciói biztosítják, hogy minden szükséges adat és művelet elérhető legyen, így támogatva a hatékony adminisztrációt és az üzleti folyamatokat.