Ugrás a fő tartalomhoz

Kontaktok Modul Oktatóanyag

Bevezetés​

A Munixo ERP rendszer Kontaktok modulja a partnerek adatainak kezelésére szolgál. Ezen modul használatával könnyedén nyomon követhetők a cégek, vállalkozók és kapcsolattartók adatai, valamint számos funkcióval támogatja a felhasználókat az adatok kezelésében és a modul egyéb részeire történő navigációban.

A dokumentáció célja​

Ez a dokumentum a Kontaktok modul használatának részletes bemutatását tartalmazza. Célja, hogy segítséget nyújtson a felhasználóknak a modul funkcióinak megértésében és hatékony alkalmazásában. A dokumentum részletes leírást ad az egyes fülekről és azok funkcióiról, így lehetővé teszi, hogy a felhasználók magabiztosan kezeljék a partnerek adatait, és optimalizálják az üzleti folyamataikat.

Célcsoport​

Ez az oktatóanyag a Munixo ERP rendszer azon felhasználói számára készült, akik:

  • Cégek és kapcsolattartók adatait kezelik.
  • Adminisztratív vagy ügyviteli feladatokat látnak el.
  • Ügyfélszolgálati, értékesítési vagy beszerzési folyamatokat támogatnak.
  • Szerepkörükből adódóan kapcsolatba kerülnek a Kontaktok modul funkcióival.

A dokumentum felépítése​

A dokumentum az alábbi főbb részekre tagolódik:

  1. A modul elérése – Hogyan navigáljunk a Kontaktok modulhoz?
  2. Funkciók és felületek – Az egyes fülek és funkciók részletes ismertetése.
  3. Megjegyzések – További információk, például jogosultságkezelés és NAV-ellenőrzés.
  4. Összegzés – A modul előnyeinek összefoglalása.

A modul elérése​

A Kontaktok modul a főmenüből az Alapadatok csempében található, vagy a keresővel gyorsan elérhető. Az adatok lista nézetben jelennek meg, ahol láthatók a felvitt cégek főbb adatai. Az adatok különböző paraméterek szerint sorba rendezhetők, és a kívánt rekordot duplakattintással lehet megnyitni.

Funkciók és felületek​

A Kontaktok modul több funkcióval és füllel támogatja a felhasználók munkáját. Az

alábbiakban a legfontosabb funkciók és a kapcsolódó fülek bemutatása következik:

  1. Kapcsolattartási adatok fül Ezen a felületen a cég vagy vállalkozás alapvető adatai tölthetők ki és módosíthatók. Az elérhetőségi adatok, mint például név, cím, adószám, telefonszám, email cím és egyéb információk szerkesztése végezhető el itt. Ezek az adatok alapvető fontosságúak a későbbi ügyviteli és adminisztratív folyamatok során.
  2. Kapcsolattartó fül A céghez tartozó kapcsolattartók adatai itt tekinthetők meg, és új kapcsolattartók is felvihetők. Az új kapcsolattartó hozzáadása az + Új gombbal történik, a meglévő adat szerkesztése pedig a Szerkesztés gombbal vagy duplakattintással végezhető el.
o A kapcsolattartóhoz név, pozíció, kontaktadatok (telefonszám, email cím)
rögzíthetők.
o Lehetőség van alapértelmezett kapcsolattartó kijelölésére, aki automatikusan
megjelenik bizonyos műveletek során.
o További opciók közé tartozik a naplóbejegyzések készítése vagy
dokumentumok feltöltése, amelyek a kapcsolattartóhoz kapcsolódó
események rögzítésére használhatók.
  1. Kapcsolattartó szerepek fül Ezen a felületen a kapcsolattartók szerepkörei adhatók meg, például, hogy az adott kapcsolattartó Beszerzési kapcsolattartó , Számlázási kapcsolattartó , vagy Szállítási kapcsolattartó legyen.
o Az alapértelmezett kapcsolattartó beállítása lehetővé teszi, hogy bizonyos
folyamatok automatikusan az adott szerepkörhöz kapcsolódjanak, például a
Számlázási kapcsolattartó szerephez rendelt személy automatikusan
megkapja a számlákat, a Szállítási kapcsolattartóhoz pedig szállítási
értesítők vagy kapcsolódó dokumentumok továbbíthatók.
  1. Napló fül Itt az adott céghez vagy kapcsolattartóhoz kapcsolódó eseményeket dokumentálhatjuk. Az új naplóbejegyzés hozzáadásakor lehetőség van:
o Az esemény dátumának és időintervallumának meghatározására.
o Szabadszöveges leírás megadására, amely tartalmazza az esemény
részleteit.
Ez a funkció hasznos például ügyfélkommunikációk, találkozók vagy fontos
megjegyzések rögzítéséhez.
  1. Dokumentumok fül Ide különféle típusú dokumentumok (pl. PDF, kép, jegyzet) tölthetők fel.
o Új dokumentum hozzáadásához használható az + Új gomb megnyomása után
a tallózás vagy a drag and drop funkció.
o A feltöltött dokumentumok később is megnyithatók és kezelhetők.
  1. E-mail fül Ha a funkció bevezetésre kerül, itt jelennek meg a kontakttól érkező, illetve neki küldött e-mailek. Ez a funkció lehetővé teszi a kommunikáció egyszerűbb nyomon követését és a kapcsolódó levelezés gyors elérését.
  2. Megjegyzés fül Egy egyszerű szabadszöveges mező, ahol a céggel vagy kapcsolattartóval kapcsolatos megjegyzések rögzíthetők. Ide bármilyen információt beírhatunk, amely releváns lehet a felhasználók számára.
  3. Fiókadatok fül A bankszámla adatok kezelése történik ezen a felületen.
o Új bankszámla rögzítésekor vagy meglévő szerkesztésekor megadható a bank
neve, BIC kód, IBAN szám és a számla pénzneme.
  1. Ajánlatok fül Az ajánlatok megtekintése, valamint új ajánlat indítása végezhető itt. Az ajánlatok kezelése a modul egyéb részeivel integrált, így gyors hozzáférést biztosít.
  2. Megrendelések fül A megrendelések áttekintése és kezelése történik ezen a felületen. Új megrendelések létrehozása, meglévők módosítása vagy lezárása is elérhető.
  3. Szállítólevelek fül Szállítólevelek kezelése itt végezhető. Lehetőség van új szállítólevél indítására, meglévők megtekintésére vagy módosítására.
  4. Számlák fül A számlázás folyamataiért felelős fül, ahol új számlák állíthatók ki, és meglévők kezelhetők.
  5. Bejövő dokumentumok fül A kontakthoz tartozó egyéb dokumentumok megtekintése és kezelése itt történik. Új dokumentumok is rögzíthetők.
  6. Szállítási típusok fül Ezen a felületen beállíthatók a kontakthoz tartozó szállítási típusok.
o Meghatározható, hogy az adott kontakt milyen szállítási módokat preferál,
például futárszolgálat, személyes átvétel vagy elektronikus kézbesítés.
o Továbbá megadható, hogy a szállítási típus milyen dokumentumokra, például
számlákra, szállítólevelekre vonatkozzon.
Ezek az opciók lehetővé teszik az ügyfélspecifikus szállítási preferenciák
egyszerű kezelését.
  1. Kapcsolattartó kapcsolatok fül Itt nemcsak kontaktszemélyek, hanem cégek és kapcsolattartók közötti kapcsolatok is létrehozhatók.
o Lehetőség van egy cég és egy kapcsolattartó, két cég, vagy akár két
kapcsolattartó összekapcsolására.
o A kapcsolatok létrehozásakor megadható a kapcsolat típusa és a leírás
mezőben részletezhető, hogy a felek milyen jellegű kapcsolatban állnak
egymással.

Megjegyzések

  • A fülek láthatósága és az adatokhoz való hozzáférés (pl. csak megtekintés vagy szerkesztés) jogosultságokhoz köthető.
  • A NAV-ellenőrzés funkcióval az adószámok helyessége ellenőrizhető, illetve cégadatok is lekérhetők automatikusan.

Összegzés

A Kontaktok modul rugalmas és átlátható rendszert biztosít a partnerek adatainak kezelésére. A különböző fülek funkcióinak köszönhetően az adminisztratív folyamatok

egyszerűsödnek, miközben a jogosultságok révén biztonságos hozzáférést tesz

lehetővé.